Um eine innovative und reibungslose Shared Desk Policy umzusetzen, entschied sich das SECO für die Einführung einer digitalen Lösung. Da das SECO schon lange mit Microsoft-Tools wie Microsoft 365 arbeitete, wurde Corporate Software mit der Entwicklung einer Arbeitsplatz-App beauftragt, die eine unkomplizierte Buchung und intelligente Aufteilung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze im Voraus ermöglicht.
Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) ist verantwortlich für die Umsetzung und Koordination der wirtschaftspolitischen Massnahmen der Schweiz.
Zu den Hauptaufgaben des SECO gehören die Förderung von nachhaltigem Wirtschaftswachstum, die Sicherung von Arbeitsplätzen, die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der Schweizer Wirtschaft und die Entwicklung von wirtschaftspolitischen Strategien. Es arbeitet eng mit verschiedenen Interessengruppen, Unternehmen und anderen staatlichen Stellen zusammen, um die wirtschaftlichen Interessen der Schweiz zu fördern.
Das SECO ist auch für die Umsetzung von internationalen Wirtschaftsbeziehungen, Handelsabkommen, die Standortförderung und die Überwachung von wirtschaftlichen Entwicklungen zuständig. Es spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung und Umsetzung von wirtschaftlichen Massnahmen und Gesetzen auf Bundesebene in der Schweiz.
Die Pandemie als Treiber der digitalen Transformation
Das SECO versteht sich als Dienstleister in allen Fragen der Schweizer Wirtschaftspolitik. Während der Corona-Pandemie war das SECO unter anderem für die Bewilligung und Abwicklung von Corona-Krediten zuständig, die Unternehmen als Unterstützung ausgezahlt wurden. Zudem wird die Plattform EasyGov.swiss für Unternehmen stark ausgebaut. Die zusätzlichen Aufgaben machten es nötig, weitere Mitarbeitende einzustellen. Dies stellte das SECO vor die Herausforderung, die vorhandenen Büroarbeitsplätze so zu verteilen, dass trotz der gestiegenen Mitarbeitendenzahl alle einen Arbeitsplatz vorfanden. Die Mitarbeitenden sollten nicht morgens auf die Suche nach freien Arbeitsplätzen gehen müssen, sondern schon vor Arbeitsbeginn wissen, wo sich ihr Arbeitsplatz befindet.
Um eine innovative und reibungslose Shared Desk Policy umzusetzen, entschied sich das SECO für die Einführung einer digitalen Lösung. Da das SECO schon lange mit Microsoft-Tools wie Microsoft 365 arbeitete, wurde Corporate Software mit der Entwicklung einer Arbeitsplatz-App beauftragt, die eine unkomplizierte Buchung und intelligente Aufteilung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze im Voraus ermöglicht.
«Wir konnten diese App in wenigen Wochen implementieren, da sie sich in die schon bestehende Microsoft-Infrastruktur problemlos integrieren liess. Das war für uns ein grosser Vorteil! Die App sorgt seitdem für einen reibungslosen Bürobetrieb.»
Johnny Raetzo – Leiter Ressort IT und Infomanagement Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO)
Mit nur einem Klick zum flexiblen Arbeitsplatz
Nach dem Pilotversuch mit rund 20 Personen wurde die App in einem nächsten Schritt auf die gesamte Abteilung mit rund 60 Personen ausgerollt. Das Feedback der Mitarbeitenden war von Beginn an sehr positiv. Neben den festen Arbeitsplätzen, die für einzelne Einheiten weiterhin notwendig sind, können andere Plätze flexibel vorgebucht werden. Bis zu drei Wochen im Vorfeld können Mitarbeitende nun darüber entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wo genau sie sitzen möchten. Auf diese Weise entfällt die aufwendige Suche nach einem Arbeitsplatz und die gewonnene Zeit kann für wichtigere Tätigkeiten genutzt werden. Die App ist damit auch ein echter Produktivitätsmotor. Die Zusammenarbeit mit Kollegen wird ebenfalls deutlich vereinfacht: Sind Besprechungen anberaumt, können Plätze direkt nebeneinander gebucht werden. Hat man an einem Tag viele Besprechungen mit einer anderen Abteilung, so ist es möglich, sich direkt auf einen Platz im selben Stockwerk einzubuchen. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeitenden die Sicherheit, dass sie auch wirklich einen Arbeitsplatz vorfinden, und wissen zudem, wo sich dieser befindet, schon bevor sie ins Büro kommen.
Mit neuen Ideen in eine digitale Zukunft
Mit der Arbeitsplatz-App steht nun eine innovative Lösung zur Verfügung, die die Digitalisierungsstrategie des SECO entscheidend voranbringt. Die Power App ist passgenau auf die Bedürfnisse des SECO zugeschnitten und lässt sich in unterschiedliche Richtungen weiterentwickeln. Pläne dazu liegen bereits vor: So ist es ein grosses Ziel, mithilfe der laufend gewonnenen Daten genaue Vorhersagen über die Büronutzungsdichte treffen zu können. Auf diese Weise liesse sich die Arbeitsplatzorganisation zum Wohle der Mitarbeitenden noch weiter verbessern. Zudem möchten die IT-Verantwortlichen des SECO sukzessive zu einer eigenständigen Administration der Arbeitsplatz-App gelangen und weitere Gebäude und Bereiche am Standort an die App anschliessen. Doch stellt Johnny Raetzo zugleich heraus, dass die beratende Tätigkeit von Microsoft sowie von Corporate Software für das SECO auch weiterhin unentbehrlich bleiben wird. Die positiven Erfahrungen, die das SECO mit der Arbeitsplatz-App gemacht hat, führte zudem bereits zu Überlegungen, die Arbeitsplatz-App auch in anderen Schweizer Ämtern und Behörden einzuführen. Unabhängig davon steht fest: Das SECO möchte auch künftig technologischer Vorreiter sein und mit Innovationen wie der Arbeitsplatz-App für andere Institutionen inspirierend wirken. Microsoft wird auf diesem Weg weiterhin ein verlässlicher Partner sein.
«Wir denken schon über die Weiterentwicklung der App nach: Zum Beispiel liesse sich die Möglichkeit schaffen, zukünftig auch Parkplätze zu reservieren. Wir möchten Schritt für Schritt die grossen Potentiale der Power App ausschöpfen.»
Johnny Raetzo – Leiter Ressort IT und Infomanagement Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO)
