Die Microsoft Power Platform schafft Überblick bei der wirtschaftlichen Landesversorgung (WL)
Der Auftrag der wirtschaftlichen Landesversorgung (WL) lautet, die Versorgung des Landes mit lebenswichtigen Gütern und Dienstleistungen in Situationen sicherzustellen, in welchen die Wirtschaft dazu nicht mehr eigenständig in der Lage ist. Bei den medizinischen Gütern hilft die Microsoft Power Platform, sich in kurzer Zeit einen Überblick über die aktuelle Versorgungslage zu verschaffen.
Zu den lebenswichtigen Gütern gehören beispielsweise Strom, Diesel, gewisse Lebensmittel und Medikamente sowie Medizinprodukte wie z.B. Masken, Spritzen und Nadeln. «Die letzten beiden Jahre mit der Corona-Pandemie und dem Ukraine-Krieg waren für die WL besonders herausfordernd. In Krisen spüren wir, wie wichtig die Versorgungssicherheit für die Schweiz ist», so Isabelle Huber, wissenschaftliche Mitarbeiterin der Geschäftsstelle des Fachbereichs Heilmittel der WL.
«Wenn wir mit unserem Frühwarnsystem bemerken, dass ein lebensnotwendiges Gut knapp werden könnte, starten wir eine sogenannte Akut-Umfrage bei den entsprechenden Lieferanten von medizinischen Gütern.»
Isabelle Huber – Wirtschaftliche Landesversorgung
«Wenn ein Engpass droht, dann läutet es bei uns Alarm», führt Isabelle Huber weiter aus. Sie ist in ständiger Verbindung mit Vertretern von Spitälern, Altersheimen, Industrie und Verbänden. Diese liefern ihr die Informationen zur aktuellen Lage bei knapp werdenden Gütern. «Bei der Impfwelle waren dies z.B. Spritzen und Kanülen, deren Verfügbarkeit wir bei den Lieferanten abfragten und entsprechende Massnahmen ergriffen.»
Abbildung: Abfrageformular zur Erfassung der Lieferfähigkeit
Plattform für Abfragen zur aktuellen Marktsituation
«Wenn wir mit unserem Frühwarnsystem bemerken, dass ein lebensnotwendiges Gut knapp werden könnte, starten wir eine sogenannte Akut-Umfrage bei den entsprechenden Lieferanten von medizinischen Gütern», beschreibt Isabelle Huber den Ablauf. Und hier kommt Corporate Software als Lösungspartner ins Spiel.
«Die WL verschickte zu Beginn an jeden Lieferanten einzeln ein Excel-Sheet, das diese mit ihren Daten zu Lagerbeständen und Absatzzahlen ausfüllten. Die Informationen kamen unterschiedlich schnell und in unterschiedlicher Qualität zurück. Isabelle Hubers Herausforderung bestand darin, diese Excel-Sheets wieder in einen konsistenten Datensatz zu aggregieren», so Sebastian Steer über die Ausgangslage des Projekts.
Faktor-10-Lösung
Neu werden alle Daten in einer modernen, agilen Cloud-Plattform gesammelt, gespeichert und ausgewertet. Die WL erfasst mittels Power App Lieferanten, hinterlegt die Produkte und startet eine Abfrage zur aktuellen Marktsituation, z.B. zur Verfügbarkeit von Untersuchungshandschuhen. Die Lieferanten erhalten danach automatisch via Power Automate eine Nachricht mit der Aufforderung, ihre Angaben zur aktuellen Versorgungssituation im entsprechenden Formular einzutragen.
Abbildung: Eingabemaske zur Erstellung einer Akutumfrage
«Neben der Automatisierung war Datenschutz eine wesentliche Anforderung in diesem Projekt», so Isabelle Huber, welche bei der WL für die Umsetzung des Projektes zuständig ist. «Die Lieferanten sind gesetzlich verpflichtet, der WL bei einer Anfrage Angaben wie z.B. Absatzzahlen oder Lagerbestände mitzuteilen. Diese firmeninternen Daten sind absolut vertraulich und dürfen keinesfalls an Dritte weitergegeben werden oder für andere Lieferanten einsehbar sein.” Die Analyse der Prozesse legt das gesamte Potenzial frei: Bisher mussten säumige Lieferanten manuell erinnert werden. Das übernimmt nun Power Automate.
«Eine solche Effizienzsteigerung ist an vielen Orten in den Prozessen möglich. Mit den Power Apps können diese Digitalisierungs-Chancen einfach und schnell genutzt werden.» – Markus Hintner, Consultant bei Corporate Software
«Der Aufwand für das Erstellen und Versenden einer Akutumfrage ist mit der nun verfügbaren Lösung wesentlich geringer. Zudem kann auch durch die Automatisierung der E-Mail-Erinnerungen und der Auswertungen viel Zeit eingespart werden. Eine solche Effizienzsteigerung ist an vielen Orten in den Prozessen möglich. Mit den Power Apps können diese Digitalisierungs-Chancen einfach und schnell genutzt werden», so Markus Hintner, der auf Seiten Corporate Software die Businesslogik mit entwickelte.
Abbildung: Grobarchitektur der Gesamtlösung
Um diese Zeitersparnisse zu erschliessen, benötigt es Wissen aus verschiedenen Disziplinen. Vonseiten Corporate Software z.B. waren Sebastian Steer und Patrick Sommer für Projektmanagement und agile Zusammenarbeit zuständig, Sebastian entwickelte zudem hauptsächlich die Masken und Workflows der Power Apps.
Raphael Fäh brachte seine Kompetenzen im Bereich Daten-Modellierung ins Projekt ein, die er gemeinsam mit Markus Hintner zur Businesslogik verdichtete. Um die Ergebnisse schnell auszuwerten, benötigt es ein Dashboard und anpassbare Reports, für die Johanna Ackermann die Verantwortung übernahm.
Zum Schluss fliessen die Daten in ein Power-BI-Dashboard, in dem Isabelle Huber die Bestände und Verfügbarkeiten filtern und analysieren kann: «Ich sehe die Trends und die Dimensionen nun unmittelbar. Aufgrund dieser Daten kann anschliessend entschieden werden, ob weitere Massnahmen zur Sicherstellung der Versorgung durch die WL oder von anderer Seite her notwendig sind.»
Abbildung: Report Versorgungssicherheit medizinische Güter – Prognoseberechnung
Agile Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Das Projekt entstand aus einer ämterübergreifenden Corona-Initiative (siehe Case Study hier). Die Lage war kritisch, es gab viele Engpässe, es musste schnell gehen. «Wir konnten das Projekt im Rahmen der Covid-Initiative des Koordinierten Sanitätsdienstes auf deren Infrastruktur aufbauen. Corporate Software war auch dort als Dienstleisterin in der Verantwortung, was ein weiterer Gewinn für die Schnelligkeit war», resümiert Isabelle Huber den Beginn der Zusammenarbeit.
«Das Verständnis für unsere Abläufe vonseiten Corporate Software und das Interesse, unsere Vorstellungen möglichst effizient umzusetzen, hat zur hohen Qualität der Lösung geführt.» – Isabelle Huber, Wirtschaftliche Landesversorgung
In wöchentlichen Treffen haben Isabelle Huber und Sebastian Steer das Projekt agil weiterentwickelt: «Wir haben ganz klein und mit dem absolut Nötigen wie den Erfassungsmasken, dem Datenmodell und dem Dashboard für die Auswertungen begonnen. Die Automatisierungen und die Self-Service-Komponenten haben wir erst später hinzugefügt», beschreibt Sebastian Steer das Vorgehen.
Das übergeordnete Gesamtprojekt endet wohl 2023, da es aus der Corona-Dringlichkeit geboren ist. «Wir möchten unseren Teil der Lösung behalten. Die Situation in Zusammenhang mit der Ukraine zeigt auf, dass die Versorgungssicherheit auch künftig ein zentrales Thema und die Arbeit der WL enorm wichtig sein wird. Wie wir unsere Infrastruktur aus dem Gesamtprojekt herauslösen und weiterbetreiben, werden wir im Lauf der kommenden Monate gemeinsam herausfinden», blickt Isabelle Huber in die Zukunft.
Wichtig für Isabelle Huber war zudem, dass die Vorstellungen der WL und das IT-Wissen von Sebastian Steer gleichermassen und auf Augenhöhe miteinander ins Projekt einflossen: «Das Verständnis für unsere Abläufe vonseiten Corporate Software und das Interesse, unsere Vorstellungen möglichst effizient umzusetzen, hat zur hohen Qualität der Lösung geführt. Zudem habe ich durch die Zusammenarbeit mit Corporate Software auch gesehen, was aus technischer Sicht zukünftig sonst noch alles möglich wäre. Es wäre sinnvoll, unsere Power App auf dieser Basis weiterzuentwickeln.» Sebastian Steer ergänzt: «Ich möchte einfach nur Danke sagen für die lösungsorientierte und kompetente Zusammenarbeit – an die ganze WL und insbesondere an Isabelle Huber.»
Das übergeordnete Gesamtprojekt endet wohl 2023, da es aus der Corona-Dringlichkeit geboren ist. «Wir möchten unseren Teil der Lösung behalten. Die Situation in Zusammenhang mit der Ukraine zeigt auf, dass die Versorgungssicherheit auch künftig ein zentrales Thema und die Arbeit der WL enorm wichtig sein wird. Wie wir unsere Infrastruktur aus dem Gesamtprojekt herauslösen und weiterbetreiben, werden wir im Lauf der kommenden Monate gemeinsam herausfinden», blickt Isabelle Huber in die Zukunft.
Der Ausblick
Die Anwendung der MS Power Platform ist Neuland für die WL. Die Automatisierung der Akut-Umfragen hat der WL das enorme Potenzial dieser Art der Prozessdigitalisierung praktisch aufgezeigt. Dieses Leuchtturm-Projekt in Bezug auf die bundesinterne Anwendung von Power Apps ist auch beim Bundesamt für Informatik (BIT) auf Interesse gestossen. Ob und wie nebst der WL auch andere von den Erfolgen hier profitieren können, ist aber noch nicht klar.
Die Zeit, die Isabelle Huber nun mit den Akut-Umfragen spart, würde sie u.a. sehr gerne in die Digitalisierung weiterer Prozesse stecken. «Ich bin stolz, mit diesem Projekt die Digitalisierung der WL voranzutreiben. Es ist ein erster Schritt. Wenn ich sehe, welche Informationen ich nun in dieser neuen Geschwindigkeit mittels der Prognoseberechnung sammle und auswerte, dann bin ich überzeugt: Das ist unser Weg!», hebt Isabelle Huber die Vorzüge der Lösung hervor.
Die Verschiebung der Infrastruktur nach Ende des übergeordneten Projekts sieht Sebastian Steer als Chance: «Es ist geplant, die Daten in einem nächsten Schritt ins Microsoft Dataverse zu verschieben. Das bietet viele neuartige Möglichkeiten, wie Daten innerhalb einer Domain miteinander verbunden werden können. Zudem setzen wir so auf erprobte Sicherheit und bestehende Verträge zwischen dem Bund und Microsoft.»
«Ich bin stolz, mit diesem Projekt die Digitalisierung der WL voranzutreiben. Es ist ein erster Schritt. Wenn ich sehe, welche Informationen ich nun in dieser neuen Geschwindigkeit mittels der Prognoseberechnung sammle und auswerte, dann bin ich überzeugt: Das ist unser Weg!» – Isabelle Huber, Wirtschaftliche Landesversorgung
Über die wirtschaftliche Landesversorgung
Die wirtschaftliche Landesversorgung (WL) ist eine Organisation, die aus rund 250 Expertinnen und Experten aus der Privatwirtschaft und anderen Verwaltungszweigen besteht, die ihr Fachwissen nebenamtlich in den Dienst der wirtschaftlichen Landesversorgung stellen. Zusätzlich zu diesem Milizkader arbeiten ca. 40 Personen vollamtlich für die WL. Diese bilden die Geschäftsstellen der insgesamt sechs Fachbereiche der WL (Energie, Ernährung, Heilmittel, IKT, Industrie, Logistik) oder sind für das BWL (Bundesamt für wirtschaftliche Landesversorgung) tätig.
Case Study als PDF
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